Retourner à engager sa transformation digitale

Être plus efficace

DO Aristide Barreau : « Dématérialiser, c’est gagner en fluidité ! »

Gestion dématérialisée des documents : l'interview de l’entreprise « DO ARISTIDE BARREAU » 

L’archivage des documents papier peut être un casse-tête pour l’entreprise. D’autant plus lorsqu’elle possède une importante base de données. Sur ce volet, la menuiserie DO Aristide Barreau a opté pour la dématérialisation. Un choix gagnant selon Marie Ferret, Responsable administrative et financière.

L’an passé, vous avez débuté la dématérialisation des différents documents de l’entreprise. Pourquoi ce choix ?

Comme toutes les entreprises, nous sommes tenues par la loi de conserver divers documents (factures, bons de livraison, contrats d’assurance, etc.) pendant un certain délai pouvant aller jusqu’à 10 ans. Or l’archivage de l’ensemble de ces documents, sous format papier, peut s’avérer fastidieux voire complexe. D’où notre intérêt lorsqu’un prestataire informatique nous a présenté des logiciels de gestion de documents (GED), permettant le classement et le stockage de ces données sous format électronique.

Comment s’est déroulé le projet ?

Très bien. Nous avions fait le choix de travailler d’abord le volet Facturation des fournisseurs et de nous appuyer, pour cela, sur un partenaire qui sache nous écouter. Ce qui a été le cas. Alors que d’autres nous ont adressé des propositions sans se déplacer, cette entreprise est venue au contraire sur site pour réaliser un audit et cerner nos besoins spécifiques. Ils ont ainsi observé mes pratiques professionnelles pour bien comprendre, par exemple, tout le cheminement d’une facture depuis sa réception, son traitement jusqu’à son archivage. Ils ont ensuite réalisé un important travail de paramétrage et de numérisation pour une mise en place de la solution GED fin 2020.

Quels freins a-t-il fallu lever ?

Faisant évoluer nos modes de travail, et notre organisation interne, cette transition numérique peut constituer d’abord un moment perturbant. Moi-même, j’avais le sentiment au début de perdre du temps parce qu’il me fallait transformer la procédure existante. Mais très vite, nous avons compris les gains que nous apportaient la dématérialisation et la gestion électronique des documents.

Quels sont-ils ?

Depuis la mise en place de cette GED, j’ai quasiment divisé par deux le temps de traitement de mes factures. Et les gains sont observables également côtés stockage, archivage et recherche d’informations. Dans notre base de données, qui compte par exemple plus de 50 fournisseurs, il est désormais facile d’extraire les éléments recherchés, d’opérer notre propre classement ou encore de faire valider des infos par des collaborateurs travaillant sur d’autres sites. Dématérialiser, c’est donc gagner en fluidité !

-----------------------------------------------------------

Une transformation pas à pas

S’engager dans la dématérialisation de ses documents, en intégrant de nouveaux logiciels, peut être perturbant pour l’entreprise.

D’où l’importance de combiner 4 clés de succès :

1- Clarifier les besoins prioritaires 

Chaque entreprise a ses singularités, son fonctionnement, ses processus spécifiques… Il s’agit donc d’identifier les points précis, sur lesquels la dématérialisation lui apportera toute sa valeur ajoutée.

2- Recueillir des visions différentes

La qualité d’écoute, et les solutions donc proposées en fonction, peuvent varier d’un prestataire à un autre. Choisir celui qui a le mieux compris votre entreprise et vos intentions, c’est s’assurer aussi d’être bien outillés derrière.

3- Cibler le moment le plus adapté 

Faire évoluer les outils comptables… en pleine clôture d’exercice n’est sans doute pas le plus judicieux. D’où l’importance, pour l’entreprise, d’identifier le créneau le plus favorable pour réaliser cette transition.

4- Prendre son temps

S’il est nécessaire d’anticiper d’autres étapes dans son processus de dématérialisation, et de se projeter, il est crucial aussi de bien maîtriser d’abord l’outil qui vient d’être mis en place et ses différentes fonctionnalités avant d’en découvrir un autre.

Article : FRAZZEO-Magali LECLANCHE 

Le savez-vous ?

76 % des entreprises sont équipées d’au moins une solution pour dématérialiser leurs factures (+ 15 % par rapport à 2018). Parmi les raisons qui les poussent à s’engager dans cette dématérialisation figurent l’obligation réglementaire (52 %), la recherche de gains de productivité et la réponse aux exigences clients.

A partir du 1er janvier 2023, la facturation électronique sera obligatoire pour toute entreprise assujettie à la TVA.

Source : baromètre Best practices SI/Generix Group