Gestion dématérialisée des documents : Quels avantages pour les PME-tpe ?
Le cas de l’entreprise « DO ARISTIDE BARREAU »
L’archivage des documents papier peut être un casse-tête pour l’entreprise. D’autant plus lorsqu’elle possède une importante base de données. Sur ce volet, la menuiserie DO Aristide Barreau a opté pour la gestion électronique de documents (GED) . Un choix gagnant selon Marie Ferret, Responsable administrative et financière.
L’an passé, vous avez débuté la dématérialisation des différents documents de l’entreprise. Pourquoi mettre en place une GED ?
Comme toutes les entreprises, nous sommes tenues par la loi de conserver divers documents (factures, bons de livraison, contrats d’assurance, etc.) pendant un certain délai pouvant aller jusqu’à 10 ans. Or l’archivage de l’ensemble de ces documents, sous format papier, peut s’avérer fastidieux voire complexe. D’où notre intérêt lorsqu’un prestataire informatique nous a présenté des logiciels de gestion documentaire, permettant le classement et le stockage de ces données sous format électronique.
Comment s’est déroulé le projet de GED ?
Très bien. Nous avions fait le choix de travailler d’abord le volet Facturation des fournisseurs et de nous appuyer, pour cela, sur un partenaire qui sache nous écouter. Ce qui a été le cas. Alors que d’autres nous ont adressé des propositions sans se déplacer, cette entreprise est venue au contraire sur site pour réaliser un audit et cerner nos besoins spécifiques de gestion de nos documents. Ils ont ainsi observé mes pratiques professionnelles pour bien comprendre, par exemple, tout le cheminement d’une facture depuis sa réception, son traitement jusqu’à son archivage. Ils ont ensuite réalisé un important travail de paramétrage et de numérisation pour une mise en place de la solution et du logiciel GED fin 2020.
Quels freins a-t-il fallu lever dans votre entreprise pour la mise en place de votre solution de gestion électronique ?
Faisant évoluer nos modes de travail, et notre organisation interne, cette transition numérique peut constituer d’abord un moment perturbant. Moi-même, j’avais le sentiment au début de perdre du temps parce qu’il me fallait transformer la procédure existante et alimenter le logiciel. Mais très vite, nous avons compris les gains que nous apportaient la dématérialisation et la gestion électronique documentaire .
Quels sont les gains de votre dématérialisation ?
Depuis la mise en place de cette GED, j’ai quasiment divisé par deux le temps de traitement de mes factures. Et les gains sont observables également côtés stockage, archivage et recherche d’informations. Dans notre base de données, qui compte par exemple plus de 50 fournisseurs, il est désormais facile d’extraire les éléments recherchés, d’opérer notre propre classement ou encore de faire valider des infos par des collaborateurs travaillant sur d’autres sites. Dématérialiser, c’est donc gagner en fluidité !
